Veja quatro dicas para não perder tanto tempo com seu e-mail

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Muitas vezes, responder a e-mails ocupa mais do nosso tempo de trabalho do que deveria. Uma pesquisa realizada pela consultoria McKinsey nos Estados Unidos detectou que, em média, um profissional gasta 28% de seu dia de trabalho lendo e escrevendo mensagens. Nos EUA, isso equivale a 2,6 horas e 120 mensagens recebidas por dia, diz Matt Plummer, fundador da empresa de coaching Zarvana, em um post na Harvard Business Review.
Para gastarmos mais tempo de fato perseguindo metas e menos com o e-mail, Plummer apresenta quatro sugestões:
1. Pare de checar seu e-mail o tempo todo
“Em média, os profissionais verificam seus e-mails 15 vezes por dia, ou a cada 37 minutos”, diz Plummer. “A maioria das pessoas espera uma resposta dentro desse prazo? Não. Na verdade, apenas 11% dos clientes e 8% dos colegas de trabalho esperam uma resposta em menos de uma hora.” Para economizar tempo, ele recomenda reservar de cinco a oito minutos a cada hora para verificar sua caixa de entrada.
2. Reduza o número de pastas 
As pastas podem manter sua caixa de entrada mais organizada, mas podem atrasá-lo quando você procura por comunicações específicas. “A busca é uma correção. Outra é a integração de listas de e-mail e tarefas ”, diz Plummer. “Juntos, esses métodos podem economizar 14 minutos por dia para os usuários”.
3. Limpe sua caixa de entrada
Quando checamos uma caixa de entrada lotada, acabamos relendo e-mails repetidas vezes. Não podemos evitar; se eles estão lá, nós os lemos”, diz o consultor. Plummer recomenda excluir ou arquivar e-mails assim que você os ler. “No entanto, um e-mail lido que precisa de uma resposta posterior não é mais um email que exige leitura: é uma tarefa que exige ação. Ele deve ser tratado como tal e sair da caixa de entrada para uma lista de tarefas.”
4. Livre-se de e-mails irrelevantes
Não perca seu tempo com e-mails que não dizem respeito a você. “Para quebrar o hábito de processar e-mails irrelevantes individualmente, use uma abordagem em três partes: a) filtragem automatizada para newsletters que você realmente usa, b) cancelar a inscrição daqueles que não usa e c) bloquear spams e outros e-mails que continuam vindo mesmo depois do cancelamento da assinatura.

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