Por que preparar os expositores para as conferências e feiras de sua associação

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Associações e entidades de classe costumam dedicar grande parte do tempo de preparação e realização de uma feira ou evento para preparar e receber o público visitante. Esses esforços podem incluir webinars pré-conferência ou a confecção de guias digitais para informar aos participantes o que levar na viagem (caso seja um evento em local distante), como melhorar seu networking no local ou mesmo para apresentar opções de passeios e gastronomia.
Em geral, esses esforços valem a pena porque deixam os participantes mais satisfeitos, engajados e mais leais à entidade. E é por essas mesmas razões que as associações também precisam preparar os expositores para o tempo que vão passar no evento.
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Alguns anos atrás, a Associação de Fabricantes de Equipamentos (AEM, na sigla em inglês) americana reconheceu que precisava melhorar seu relacionamento com os expositores e decidiu criar um departamento de serviços de engajamento de expositores. A equipe de quatro pessoas ajuda os expositores a aproveitar ao máximo seu envolvimento nas feiras da entidade e depois reúne seus comentários sobre a programação.
“Nós realmente queremos ser o único ponto de parada para os expositores”, disse ao site Associations Now a diretora de serviços de engajamento de expositores da AEM, Mary Bukovic. “Quaisquer que sejam as suas necessidades, nossos recursos estão aí para ajudá-los a obter o maior retorno possível para o investimento e fornecer os níveis de serviço que eles esperam quando ligam ou enviam e-mails para a entidade.”
A associação também usa um boletim eletrônico e um programa de treinamento em webinar para ficar em contato com os expositores e informá-los sobre quais benefícios e serviços vêm com a exibição.
Nos EUA, a AEM não está sozinha na oferta de um boletim informativo focado no expositor. A Associação da Indústria da Restauração, a Sociedade Americana de Oncologia Clínica e a Sociedade para a Gestão de Recursos Humanos (SHRM, na sigla em inglês) têm iniciativas similares. A Specialty Food Association, por sua vez, que organiza o Fancy Food Show, conta com expositores anteriores para compartilhar dicas.
A SHRM também tem vários outros recursos para expositores. Dois pontos que vale a pena ressaltar são a “Caixa de ferramentas de marketing”, uma série de webinars e artigos rápidos para ajudar os expositores – e que aumentam o tráfego para o portal da entidade. Os expositores podem ainda enviar perguntas por e-mail e receber respostas em até 48 horas.
Uma ideia às associações e entidades de classe que organizam eventos: oferecer um programa de “mentoria” em que um expositor de primeira viagem une-se a outro, com mais experiência, para perguntar o que houve de melhor nas edições anteriores da feira. Ou uma associação pode oferecer um serviço complementar, onde, por uma taxa adicional, um expositor tem acesso a um funcionário ou outro especialista do setor que pode falar com o público-alvo e dar conselhos.

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