Em pior momento da pandemia, indicamos dez pontos a serem seguidos pelas empresas nestes tempos

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O impacto da pandemia na economia brasileira foi conhecido nesta quarta-feira: queda de 4,1% do PIB de 2020. Analistas lembram, contudo, que o resultado seria muito pior sem as ações emergenciais do governo. O resultado, porém, sai no pior momento da doença no Brasil, em um cenário sem grande espaço para atuação governamental para tentar socorrer a economia e com muitos estados tendo que fechar as pontas do comércio para conter a transmissão acelerada do novo coronavírus. Neste cenário de pandemia, a Deloitte — empresa de serviços de auditoria e consultoria –, indica dez ações para as empresas diante de uma pandemia.

Os dez passos que a consultoria indica podem ajudar empresas a atravessarem os momentos mais difíceis que podem se repetir nas próximas semanas. São dicas práticas que fazem a diferença, também, em outras crises e momentos de estresse, não apenas na atual emergência sanitária. Entre as recomendações está a necessidade de maior investimento em proteção de dados, tendo em vista que boa parte das equipes trabalha remotamente ou em sistema misto.

  1. Estabelecer equipes de tomada de decisões de emergência

As empresas devem estabelecer imediatamente equipes de tomada de decisão para assuntos urgentes temporários, como uma “Equipe de Resposta a Emergências” ou um “Comitê de Gestão de Grandes Emergências” para definir os objetivos a serem alcançados e criar um plano de emergências, além de garantir que as decisões possam ser tomadas o mais rápido possível em diferentes situações;

  1. Avaliar os riscos e esclarecer mecanismos de resposta a emergências, planos e divisão de trabalho

Muitas empresas já possuem “planos de contingência de emergências” ou “planos de sustentabilidade de negócios”, geralmente implementando-os imediatamente em caso de grandes emergências. Mas, se uma empresa não dispor de tais planos, ela deve fazer uma avaliação imediata e abrangente de todos os riscos, incluindo questões com funcionários, terceiros, governo, demais públicos externos e toda a sua cadeia logística. De acordo com a avaliação de riscos, a empresa deve responder a questões relacionadas ao espaço do escritório, planos de produção, compras, fornecimento e logística, segurança dos funcionários e capital financeiro, assim como cuidar de outros assuntos importantes relativos aos planos de emergência e divisão de trabalho.

  1. Estabelecer um mecanismo positivo de comunicação de informações para funcionários, clientes e fornecedores, e criar documentos de comunicação padronizados

É importante estabilizar cadeias logísticas de suprimentos e dar segurança a funcionários e parceiros externos, assim como fortalecer o gerenciamento de informações e serviços aos clientes para evitar uma visão negativa decorrente de negligência ou inconsistência. Ao mesmo tempo, o sistema de informações existente na empresa deve ser usado para coletar, transmitir e analisar informações da pandemia e emitir imediatamente avisos de riscos.

  1. Manter o bem-estar físico e mental dos funcionários e analisar a natureza de diferentes negócios e trabalhos para assegurar a adequada retomada desses trabalhos

De acordo com a mais recente pesquisa de recursos humanos da Deloitte sobre respostas a epidemias, 82% das empresas acreditam que “condições de trabalho flexíveis” são essenciais para os profissionais. Recomendamos que empresas estabeleçam imediatamente mecanismos de férias e trabalho flexíveis, com o suporte de tecnologias, com parâmetros de trabalho não presencial e à distância durante períodos específicos. 

  1. Foco em planos de resposta a riscos da cadeia logística de suprimentos

Na gestão de estoques, organizações devem considerar o prolongamento do ciclo de uso das mercadorias, causado pelo bloqueio de consumo, o aumento de custos financeiros associados e a pressão no fluxo de caixa. Ao mesmo tempo, em setores com longos ciclos de produção, organizações devem se preparar antecipadamente para a retomada do consumo com a redução da pandemia, para prevenir riscos de estoques insuficientes.

  1. Desenvolver soluções para riscos de conformidade e manutenção de relacionamento com clientes decorrentes da inabilidade de retomar a produção em curto prazo

Após um surto, organizações devem cooperar com clientes para entender mudanças do mercado e administrar o impacto da retomada. Leis sobre o cumprimento de contratos civis e comerciais devem ser observadas, já que nem todos os não cumprimentos durante uma pandemia podem ser isentos de consequências legais. 

  1. Prática de responsabilidade social e gerenciamento de partes interessadas e incorporação de estratégias de desenvolvimento sustentável às tomadas de decisão

As empresas devem seguir o planejamento e os planos de ação unificados do governo local. A mais importante prática é a de conseguir implementar responsabilidade corporativa social nos setores ambiental, social, econômico e de estabilidade de funcionários, assim como coordenar relações com a comunidade e fornecedores. É necessário avaliar o possível impacto e a duração da pandemia, ajustar planos e, quanto aos acionistas ou conselho diretivo, comunicar medidas propostas e resultados de avaliações.

  1. Criar um plano de gestão de dados dos profissionais, garantindo segurança e confidencialidade de informações

As empresas devem estabelecer bons mecanismos de gestão de dados de profissionais, terceirizados, fornecedores, parceiros e outros profissionais com os quais mantêm contato. Também é necessário formular tempestivamente planos de resposta a emergências de segurança de informações para assegurar a estabilidade da operação. Oferecer suporte à distância e interno 24h por dia, 7 dias por semana, para garantir o monitoramento de computadores, servidores, redes, sistemas, aplicativos e outros recursos de informática e, assim, possibilitar que profissionais que trabalham à distância, e que os que trabalham internamente na empresa conduzam suas atividades. As empresas também devem proteger a confidencialidade de dados pessoais e dados preliminares de exames clínicos, especialmente aqueles que são pacientes (sejam clientes ou colaboradores), controlar estritamente o acesso, a transmissão e o uso desses dados. Para dados médicos e clínicos, devem ser estabelecidos controles de acesso e níveis de proteção.

  1. As empresas precisam considerar ajustes em seus orçamentos e planos de implantação, planejamento de fluxo de caixa e mecanismos de notificação prévia para comércio internacional

Aconselhamos que as empresas fiquem atentas ao seu fluxo de caixa, ajustem o seu cronograma de recebimentos e pagamentos para garantir recursos de acordo com o ritmo de fornecedores e planos de trabalho dos funcionários. Além disso, é necessário prestar muita atenção à situação de importações e exportações no comércio internacional, especialmente às mudanças repentinas ou desastres em locais de onde grande parte dos produtos se origina, o que afetará o comércio e poderá gerar grandes perdas também para a empresa. Para prevenir tais eventos, empresas devem estabelecer “plano de cenário” de emergência para fornecedores essenciais o mais rápido possível, o que pode incluir planos de hedge utilizando contratos futuros, comércio internacional e transporte, além de fornecedores alternativos.

  1. Melhoria dos mecanismos de gestão de risco

Entendemos que a maioria das empresas deve encarar eventos de risco inesperados a qualquer momento − não há dúvida de que eventos desse tipo irão acontecer, mas não há como prever sobre quando irão acontecer. As empresas devem estabelecer ou melhorar seus sistemas de gestão de risco para identificar os riscos-chave e desenvolver planos para mitigá-los. Fortalecer o sistema de gestão de riscos é tão importante quanto lidar com eventos negativos quando eles se concretizam.

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