McKinsey aponta caminhos para evitar reuniões e e-mails inúteis e melhorar a produtividade

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O começo de 2022 coincidiu, em muitas empresas, com a volta do sistema híbrido de trabalho ou, ainda, com a retomada integral do home office, na esteira do aumento de casos de COVID-19 turbinados pela variante Ômicron. E, com isso, um questionamento de muitos executivos e funcionários: como evitar perder tempo com reuniões, muitas vezes por vídeo, e e-mails desnecessários?

Em um recente artigo, os especialistas Aaron De Smet, Caitlin Hewes, Mengwei Luo, J.R. Maxwell e Patrick Simon, integrantes da McKinsey’s People & Organizational Performance Practice, dão valiosas dicas para evitar o tempo perdido em interações com atividades pouco edificantes. 

“Com reuniões intermináveis, e-mails incessantes e encontros virtuais com muitas pessoas, as empresas dominaram a arte de interações desnecessárias.  Vencer estes pontos no próximo normal requer muito mais foco na verdadeira colaboração”, resume o texto elaborado pelos especialistas.

 Os autores, de forma simples e direta, afirmam que há alternativas a reuniões intermináveis que não necessariamente levam a  decisões corretas. Um dos primeiros passos é que muitas empresas valorizam demais organogramas fixos: quem faz o quê e responde a quem. Assim, muitas reuniões não geram interação e ficam focadas no comando vertical, impedindo um debate criativo. 

Mas, em determinados momentos, este tipo de comando é necessário. Para estes casos, ao invés de horas intermináveis de zoom, vídeos gravados por superiores ou check-list no lugar de debates em e-mail e grupos de WhatsApp, Telegram ou plataformas similares seriam mais adequados.

Assim, os autores afirmam que é preciso entender bem o objetivo do encontro ou da interação entre funcionários. Muitas vezes, pôde-se optar por reuniões prévias de sessões de inovação, sem a pressão da tomada de decisão iminente. Em outros casos, como para a resolução de decisões complexas, como investimentos e mudanças estratégicas, talvez seja melhor criar grupos ou reuniões apenas com pessoas do mesmo nível hierárquico, que torna o debate mais fluido e efetivo.

O compartilhamento efetivo e inteligente de informações, como tópicos claros e a divulgação efetiva prévia de relatórios, resumos e prestações de contas, evitam minutos ou até horas desnecessárias de reuniões. Sessões de rotinas podem ter um caráter mais informal que uma reunião tradicional com a análise direta dos pontos a serem revistos, inclusive novamente em checklists, ampliando sua efetividade. 

Não é à toa que uma pesquisa recente da McKinsey descobriu que 80% dos executivos estavam considerando ou já implementando mudanças na estrutura e cadência das reuniões em resposta à evolução na forma como as pessoas trabalham devido à pandemia do COVID-19.  “De fato, a maioria dos executivos diz que frequentemente se vê gastando muito tempo em interações inúteis que drenam sua energia e produzem sobrecarga de informações”, aponta o estudo.

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